Digitaler Meldeschein:
vorausgefüllt statt abgetippt
Digitale Gästeanmeldung und vorausgefüllter Meldeschein für Kommunen, Hotels und Ferienwohnungen: von der Gästeerfassung per Smartphone bis zur Abrechnung der Kurtaxe.
Was ist ein digitaler Meldeschein?
Der Meldeschein erfasst die Daten von Gästen in Beherbergungsstätten wie Hotels, Pensionen und Ferienwohnungen. Mit Meldeo geben Gäste ihre Angaben bequem am Smartphone ein. Kommunen und Gastgeber müssen die Daten nicht mehr abtippen. Für ausländische Gäste entsteht daraus ein vorausgefüllter Meldeschein, den der Gast von Hand unterschreibt und den der Gastgeber aufbewahrt.
Rechtsgrundlage
Die Meldepflicht in Beherbergungsstätten ist in den §§ 29 und 30 Bundesmeldegesetz (BMG) geregelt. Sie gilt seit 2025 nur noch für ausländische Gäste. Eine elektronische Erfüllung ist nur über die engen Verfahren nach § 29 Abs. 5 BMG möglich, die Meldeo nicht anbietet.
Wer muss melden?
Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist die Meldepflicht für deutsche Gäste (§ 29 Abs. 1 BMG) zum 1. Januar 2025 entfallen. Für ausländische Gäste gilt sie unverändert (§ 29 Abs. 2 BMG). Zum Ausfüllen verpflichtet ist der Gast, der Beherbergungsbetrieb muss den Meldeschein bereithalten, entgegennehmen und prüfen. Unabhängig vom Melderecht verlangen Kurabgaben- und Tourismusbeitragssatzungen häufig weiterhin einen Gäste- bzw. Erfassungsbogen für die Kurtaxe-Abrechnung und die Gästekarte.
Aufbewahrung & Löschung
Meldescheine müssen ab dem Abreisetag ein Jahr aufbewahrt und danach binnen drei Monaten gelöscht werden. Meldeo löscht dazu die persönlichen Gästedaten automatisiert. Die Buchungsdaten (Reisezeitraum, Unterkunft, Gästezahl und Kurtaxe) bleiben entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) erhalten.
Die Kurtaxe heißt regional auch Ortstaxe, Gästetaxe oder Kurbeitrag.
„Entlastet Kommunen und Gastgeber, begeistert Gäste – die digitale Komplettlösung für Gästeanmeldung und Kurtaxe.“
Moderne IT-Standards
Auch der digitale Meldeschein läuft auf modernen IT-Standards: Daten werden in Deutschland gehostet, verschlüsselt übertragen und auf die DSGVO ausgerichtet verarbeitet.
Serverstandort DE
Hochverfügbare Rechenzentren in Deutschland, die nach ISO 27001 zertifiziert sind.
Gesetzliche Löschfristen
Automatische Löschung der Gästedaten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
AES-256 & TLS 1.3
TLS 1.3 bei der Übertragung, AES-256 für besonders sensible Felder, verschlüsselte Sicherungen.
KI-Ausweis-Scan in Deutschland
Ausweis fotografieren, Meldeschein ist ausgefüllt – verarbeitet ausschließlich in Deutschland, ohne Speicherung der Ausweisfotos.
Ausgerichtet auf die DSGVO
Strikter Schutz personenbezogener Daten nach deutschen Standards.
Schluss mit abgetippten, fehleranfälligen Anmeldungen
In vielen Kommunen ist die Gästeanmeldung noch immer ein zeitintensiver Papierprozess. Meldeo digitalisiert die Kurtaxe-Kette vom Smartphone des Gastes bis zum Kämmerer.
Manuell & risikobehaftet
- ❌Gäste füllen Formulare per Hand aus – oft unleserlich, fehlerhaft oder unvollständig.
- ❌Gastgeber müssen Daten händisch erfassen (Hotels, Ferienwohnungen, Campingplätze) und an die Kommune übermitteln.
- ❌Kommunen erfassen Anmeldungen aufwendig – hoher bürokratischer Aufwand und ständiges Risiko von DSGVO-Verstößen.
Digital erfasst & vorausgefüllt
- ✅Meldeo digitalisiert die Gästeanmeldung und bereitet den Meldeschein vor – von der mobilen Datenerfassung bis zur Kurtaxe-Abrechnung.
- ✅Weniger Papier, kein Abtippen. Alle Beteiligten sparen wertvolle Zeit ab dem ersten Tag.
- ✅Datenschutz von Anfang an. Automatisierte Löschung der persönlichen Gästedaten nach Ablauf der BMG-Fristen (§ 30) und Hosting in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.
So funktioniert’s: Der digitale Meldeschein von Meldeo
Ein nahtloses Zusammenspiel, das Gäste begeistert, Gastgeber entlastet und Kommunen bei der Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen unterstützt.
Für Gäste
Einfach. Schnell. Mobil.
- Check-in per Smartphone/Tablet – bequem vor der Anreise oder vor Ort, ganz ohne App-Download.
- Smarte Check-In-Formulare – Plausibilitätsprüfung der Gäste- & Buchungsdaten.
- Sofortige Bestätigung direkt digital als PDF-Bestätigung oder mobile digitale Gästekarte.
- Mehrsprachig – barrierearme und einfache Eingabe für internationale Gäste in mehreren Sprachen.
Für Gastgeber
Automatisiert & zuverlässig
- Nahtlose System-Integration in bestehende Software (PMS, Buchungssysteme, Homepage Widget).
- Automatische Übertragung der Kurtaxe-Daten an die Kommune – kein händischer Export oder Zettel-Transport.
- Echtzeit-Dashboard über alle offenen und bereits bestätigten Gästemeldungen.
- Weniger Papierchaos – Anmeldungen digital gespeichert und sekundenschnell durchsuchbar.
Für Kommunen
Vorgaben im Blick & entlastend
- Auf die DSGVO ausgerichtete Verarbeitung mit klar geregelten Löschroutinen für Gästedaten gemäß BMG § 30 Abs. 4.
- Keine Formular-Vordrucke bestellen – Meldescheine für ausländische Gäste druckt der Gastgeber bei Bedarf selbst aus.
- Massiv reduzierter Verwaltungsaufwand – keine manuelle Zetteleingabe nötig.
- Statistiken auf Knopfdruck für Kurbeitragsabrechnung, Auslastung und Tourismusberichte.
Von 0 auf 100 in 60 Sekunden
Erfahren Sie, wie unkompliziert die digitale Gästeanmeldung in der Praxis funktioniert. Ohne Abtippen, ohne technisches Vorwissen für Gast oder Gastgeber.
Prozess-Ökosystem im Überblick
1. Gast Check-in
Smartphone Eingabe & Plausibilitäts-Check
2. Gastgeber Synchronisation
PMS & Meldeo Dashboard in Echtzeit
3. Kommunale Abrechnung
Kurtaxe-Abrechnung & Löschfristen
So unterstützt Meldeo Sie dabei
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt hohe Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Meldeo unterstützt Sie dabei mit folgenden Maßnahmen:
| Anforderung | Umsetzung durch Meldeo |
|---|---|
| Einwilligung & Transparenz | Klare Information der Gäste über Verarbeitungszwecke und Speicherdauer direkt im Formular; vor einem Ausweis-Scan wird die Einwilligung eingeholt. |
| Sichere Speicherung | Verschlüsselte Sicherungen, AES-256 für besonders sensible Felder wie die Pass-Seriennummer und Hosting in Rechenzentren in Deutschland, die nach ISO 27001 zertifiziert sind. |
| Automatisierte Löschung | Gemäß § 30 Abs. 4 Bundesmeldegesetz (BMG) müssen Meldescheindaten ab dem Abreisetag 1 Jahr lang aufbewahrt werden. Nach Ablauf dieser gesetzlichen Frist werden die persönlichen Gästedaten von Meldeo innerhalb von 3 Monaten automatisiert gelöscht. Die Buchungsdaten (Reisezeitraum, Unterkunft, Gästezahl und Kurtaxe) bleiben entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) erhalten. |
➡️ Ergebnis: Datenschutzorientierte Umsetzung mit minimalem manuellem Aufwand für Sie und Ihre Kommune.
Bereit für die digitale Kurtaxe?
Gäste melden sich am Smartphone an, und Ihre Verwaltung erhält die Kurtaxe-Daten ohne manuelle Erfassung – digital und mit automatisierter Kurtaxe-Abrechnung.
Gezielter Mehrwert für alle Beteiligten
Kommunen
- Mehr Zeit: Personal wird entlastet für echtes Tourismusmarketing.
- Keine Vordruck-Bestellungen: Geringere Druck- und Logistikkosten, weil nur noch Meldescheine für ausländische Gäste gedruckt werden.
- Digitale Ablage: Anmeldungen bleiben bis zur automatischen Löschung abrufbar.
Gastgeber
- Weniger Papierkram: Anmeldungen ohne Ordner; nur Meldescheine ausländischer Gäste bleiben auf Papier.
- Automatische Übermittlung: Direkt an die Kämmerei ohne Export.
- Bessere Bewertungen: Schnellerer Check-in ohne Wartezeit.
Gäste
- Keine analogen Formulare: Bequem auf dem eigenen Smartphone.
- Mobil nutzbar: Vorab oder beim Eintreffen vor Ort.
- Sofortige Bestätigung: Digitale Kurkarte direkt auf dem Smartphone.
- Mehrsprachig: Barrierefrei in Muttersprache.
Häufige Fragen zu digitalen Meldescheinen
Hier finden Sie verlässliche Antworten auf rechtliche, technische und preisliche Fragen.
Gäste geben ihre Daten vorab am Smartphone ein. Für die Kurtaxe genügt das, soweit die Satzung es zulässt. Für ausländische Gäste füllt Meldeo daraus den Meldeschein vor; ihn unterschreibt der Gast am Tag der Ankunft von Hand. Der Gastgeber muss nichts mehr abtippen, und die Daten stehen für die Kurtaxe-Abrechnung direkt zur Verfügung.
Jetzt durchstarten: So geht’s mit Meldeo
In vier einfachen Schritten zur digitalen Gästeanmeldung.
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