Datenschutzerklärung – Datenschutz bei Meldeo

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular oder bei einer Demo-Anfrage eingeben. Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO) sowie Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen (Art. 20 DSGVO). Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

2. Hosting und Infrastructure-as-a-Service (IaaS)

Wir hosten die Inhalte unserer Website (meldeo.de) und die Meldeo-Applikation auf zwei voneinander getrennten Servern bei folgendem Anbieter:

IONOS Cloud & Hosting
IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur (nachfolgend „IONOS“).

Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst IONOS verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen. Die Verwendung von IONOS erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen und sicheren Darstellung und Bereitstellung unserer Webseiten-Infrastruktur.

• Serverstandort Deutschland: Die Applikation und ihre Datenbanken werden in einem zertifizierten Rechenzentrum der IONOS in Frankfurt am Main betrieben.
• Unterscheidung Meldeo Applikation vs. Marketing-Webseite: Die Meldeo-Software selbst (SaaS-Applikation für Kommunen und Beherbergungsbetriebe) wird auf Servern von IONOS in Deutschland betrieben. Für den E-Mail-Versand (z. B. Gästekarte, Check-in-Link, Passwort-Zurücksetzung) setzen wir als SMTP-Dienstleister die Brevo GmbH (Berlin) ein, die ihre Server nach eigenen Angaben in der EU betreibt. Die Terminbuchung auf unserer Marketing-Webseite (meldeo.de) läuft über Kalender und Videokonferenz von Nextcloud Workspace bei IONOS in Deutschland.
• Datensicherung: Verschlüsselte Sicherungen der Applikationsdatenbank speichern wir im Object Storage der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Standort Falkenstein, Deutschland). Verschlüsselte Abbilder des gesamten Servers liegen zur Georedundanz bei IONOS Backup in Rechenzentren in Frankfurt am Main und Berlin. Beide Anbieter setzen wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

MELDEO Software & Digitalisierungs-Lösungen
Giannina Josis-Frazzetta
Ooser Hauptstr. 33
76532 Baden-Baden

E-Mail: info [at] meldeo [dot] de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschbegehren geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen; im Falle der Applikation gelten zudem die in Abschnitt 6 genannten Fristen).

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DER EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- oder TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Kontaktformular / Demo-Anfragen

Wenn Sie uns per Kontaktformular oder über das Buchungstool Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Bereitstellung einer MELDEO-Testumgebung) erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

E-Mail-Versand (Brevo)

Für den Versand von E-Mails nutzen wir als alleinigen SMTP-Dienstleister die Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin. Bei Kontaktformular und Demo-Anfragen (Benachrichtigung an uns sowie automatische Bestätigung an Sie) werden die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, Organisation, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Nachricht) über die Server von Brevo übermittelt. Nach den Angaben von Brevo erfolgt die Verarbeitung auf Servern in der EU.

Brevo verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen E-Mail-Versand). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzübersicht von Brevo.

5. Analyse-Tools, Werbung und Plugins

Klaro Consent Management

Wir setzen auf unserer Website das Open-Source Consent-Management-Tool „Klaro“ ein, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies auf Ihrem Endgerät oder zum Einsatz bestimmter Technologien einzuholen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Klaro wird lokal auf unseren Servern gehostet, sodass keine Verbindung zu Servern Dritter hergestellt wird und keine Daten an externe Anbieter abfließen.

Sobald Sie eine Auswahl treffen, speichert Klaro ein Cookie in Ihrem Browser (Name: „klaro“, Laufzeit: 12 Monate), in dem Ihre Entscheidung dokumentiert wird. Diese Daten werden nicht an externe Server weitergegeben. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern oder widerrufen. Die Speicherung des Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 TDDDG, da die Speicherung der Entscheidung technisch notwendig ist, um Ihren gesetzlichen Anspruch auf eine freiwillige Einwilligung zu erfüllen.

Umami Analytics

Wir nutzen auf unserer Website das Open-Source-Webanalyse-Tool Umami. Umami ist eine datenschutzfreundliche Alternative zu anderen Analyse-Tools und wird auf unseren eigenen Servern in der EU (Deutschland) gehostet (Self-Hosting). Das bedeutet, dass keine Daten an Dritte oder Server im Ausland weitergegeben werden.

Umami verzichtet vollständig auf den Einsatz von Cookies und speichert keine persönlichen Daten. IP-Adressen werden nur flüchtig verarbeitet und nicht gespeichert. Das Tracking basiert auf anonymisierten Daten, um die Nutzung unserer Website zu statistischen Zwecken auszuwerten.

Da das Tool ohne Cookies arbeitet und keine identifizierbaren Nutzerprofile erstellt, ist der Betrieb datenschutzfreundlich gestaltet. Wir verknüpfen den Start des Trackings dennoch zusätzlich mit Ihrer aktiven Zustimmung (Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) über unser Consent-Management-Tool. Sie können diese Einwilligung jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen.

Terminbuchung (Kalender und Videokonferenz)

Zur Vereinbarung von Beratungs- und Demo-Terminen bieten wir auf unserer Website eine eigene Terminbuchung an. Dabei geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie optional Ihre Organisation an und wählen einen freien Termin. Die freien Zeiten werden aus unserem Kalender abgerufen; Informationen zu anderen Terminen werden Besuchern nicht angezeigt.

Nach Ihrer Anfrage senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in). Der Link enthält Ihre Angaben verschlüsselt und ist 30 Minuten gültig; bis zur Bestätigung speichern wir Ihre Angaben nicht. Nach der Bestätigung legen wir den Termin in unserem Kalender an, erstellen einen Videoraum und senden Ihnen die Einladung mit Kalenderdatei und Link per E-Mail. Für Kalender und Videokonferenz (Nextcloud Talk) nutzen wir Nextcloud Workspace der IONOS SE (siehe Abschnitt 2); die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in Deutschland.

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen. Dafür werden IP-Adresse und E-Mail-Adresse ausschließlich als zufällig verschlüsselter Hashwert im Arbeitsspeicher gehalten und nach spätestens 24 Stunden verworfen; sie werden nicht gespeichert oder protokolliert.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Terminverwaltung). Wir speichern die Angaben so lange, wie es für die Durchführung des Termins und die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, und löschen sie danach, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Gäste- oder Meldedaten aus der Meldeo-Applikation werden dabei nicht verarbeitet.

6. Meldeo-Applikation (SaaS für Kommunen und Beherbergungsbetriebe)

Diese Datenschutzerklärung gilt auch für die Meldeo-Applikation. Die Applikation wird von Kommunen und Beherbergungsbetrieben genutzt, um Gäste digital anzumelden, Meldescheine für ausländische Gäste vorzubereiten und die Kurtaxe abzurechnen.

Gästebeitrags-Anmeldung und Meldeschein

Die Applikation trennt zwei Vorgänge, die sich nach der Staatsangehörigkeit richten:

• Gästebeitrags-Anmeldung (alle Gäste; bei einer City-Tax: City-Tax-Anmeldung): Sie dient der Erhebung und Abrechnung der Abgabe. Verarbeitet werden insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltszeitraum, Unterkunft, Personenzahl, Befreiungsgründe mit etwaigen Nachweisen, die Unterschrift am Bildschirm, sofern die Kommune sie vorsieht, sowie entsprechende Angaben zu Mitreisenden. Angaben zu Mitreisenden stammen in der Regel von der Hauptperson oder vom Gastgeber. Für deutsche Gäste gibt es seit dem 1. Januar 2025 keinen Meldeschein mehr; bei ihnen bleibt es bei diesen Daten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c bzw. e DSGVO in Verbindung mit der Kurtaxe- bzw. Gästebeitragssatzung der Kommune und dem Kommunalabgabengesetz des jeweiligen Landes. Die zur Abgabe nötigen Angaben sind nach der Satzung vorgeschrieben; ohne sie ist die Anmeldung nicht möglich. Befreiungsgründe und Nachweise können Gesundheitsdaten sein (z. B. eine Schwerbehinderung). Sie werden nur verarbeitet, wenn eine Befreiung geltend gemacht wird, auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a bzw. g DSGVO in Verbindung mit der Satzung.
• Besonderer Meldeschein (nur ausländische Gäste): Zusätzlich verarbeitet werden die Pass-Seriennummer, eine zweite Staatsangehörigkeit, Zahl und Staatsangehörigkeit der ausländischen Mitreisenden sowie die Beziehung Mitreisender zur Hauptperson. Der Meldeschein wird von Hand auf Papier unterschrieben; diese Unterschrift wird in der Applikation nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 29, 30 Bundesmeldegesetz (BMG). Die Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben; wer den Meldeschein nicht unterschreibt, handelt ordnungswidrig (§ 54 BMG). Hat eine Person neben der deutschen auch eine ausländische Staatsangehörigkeit, gilt sie als deutsch und die zweite Angabe wird nicht gespeichert.

Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist für die Daten der Gästebeitrags-Anmeldung und der Kurtaxe-Abrechnung die für die Abgabe zuständige Kommune, für die Daten des Meldescheins der Gastgeber als Leiter der Beherbergungsstätte, der die Pflichten nach § 30 BMG trägt. Für seine eigene Verarbeitung der Anmeldedaten ist der Gastgeber ebenfalls selbst verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO: für die Kurtaxe auf Grundlage des Vertrags mit der Kommune, für den Meldeschein auf Grundlage der Anlage zu den Nutzungsbedingungen für Gastgeber, der er bei der Nutzung zustimmt. Für die Nutzerkonten der Applikation sind wir selbst verantwortlich. Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie bitte an den jeweils Verantwortlichen; an uns gerichtete Anfragen leiten wir dorthin weiter.

Empfänger: Wer erhält welche Daten?

• Gastgeber: alle Daten der Anmeldung und den Inhalt des Meldescheins seiner Unterkunft.
• Kommune: die Daten der Gästebeitrags-Anmeldung und die Kurtaxe-Daten. Staatsangehörigkeiten einzelner Gäste sieht sie nicht, sondern nur als Summen in der Statistik. Auf den Meldeschein, also Meldeschein-PDF, Pass-Seriennummer und den Original-Scan des Papier-Formulars eines ausländischen Gastes, hat sie keinen Zugriff.
• Behörden: Eine routinemäßige Übermittlung aus der Applikation findet nicht statt. Der Gastgeber legt die Meldescheine den nach Landesrecht bestimmten und den in § 34 Abs. 4 BMG genannten Behörden auf Verlangen vor (§ 30 Abs. 4 BMG).
• Dienstleister: IONOS (Betrieb, Datensicherung, Auslesen von Scans), Hetzner (Datensicherung; siehe Abschnitt 2) und die Brevo GmbH (E-Mail-Versand) jeweils als Unterauftragsverarbeiter. Für den E-Mail-Versand der Applikation (z. B. Gästekarte, Check-in-Link, Passwort-Zurücksetzung, Bestätigungscodes) werden die für die jeweilige E-Mail erforderlichen Daten (insbesondere E-Mail-Adresse und Inhalt der Nachricht) über Server von Brevo in der EU übermittelt.

Auch die Verwaltungsrollen von Meldeo sehen den Meldeschein in der Applikation nicht. Die Pass-Seriennummer wird verschlüsselt gespeichert.

Ausweis-Scan und Papier-Meldeschein-Scan (optional)

Sofern die jeweilige Kommune die Funktionen freigeschaltet hat, können Gäste und Beherbergungsbetriebe die Felder der Anmeldung und des Meldescheins vorausfüllen lassen, indem sie einen Personalausweis, Reisepass oder Aufenthaltstitel bzw. ein ausgefülltes Papier-Formular fotografieren. Die Nutzung ist freiwillig; die Daten können jederzeit auch von Hand eingegeben werden. Vor dem Scan wird die betroffene Person über die Verarbeitung informiert.

• Verarbeitete Daten: das Foto des Dokuments (bei Ausweiskarten Vorder- und ggf. Rückseite, beim Reisepass die Seite mit dem Lichtbild) bzw. des Papier-Formulars. Daraus werden ausschließlich die für die Anmeldung und den Meldeschein benötigten Angaben ausgelesen, insbesondere Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweisnummer und – soweit auf dem Dokument vorhanden – die Anschrift; beim Papier-Formular zusätzlich die dort eingetragenen Aufenthalts- und Kontaktdaten sowie Mitreisende.
• Ablauf und Empfänger: Das Foto wird im Browser verkleinert, verschlüsselt (TLS) an unseren Server übertragen, dort von Metadaten (z. B. Standort- und Geräteangaben) bereinigt und zum Auslesen an den IONOS AI Model Hub der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt in einem Rechenzentrum in Deutschland. IONOS wird hierfür als Unterauftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO eingesetzt. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.
• Speicherung: Fotos von Ausweisdokumenten werden von Meldeo nicht gespeichert; sie werden nur für die Dauer des Auslesens verarbeitet und anschließend verworfen. Gespeichert werden lediglich die ausgelesenen Angaben, nachdem die nutzende Person sie geprüft und die Anmeldung abgesendet hat, sowie ein Vermerk, dass die Angaben per Scan vorausgefüllt wurden. Die ausgelesene Ausweisnummer wird nur bei Personen gespeichert, die einen Meldeschein unterschreiben; bei allen anderen Personen, insbesondere deutschen Gästen, wird sie nicht gespeichert. Ausnahme: Bei der Vor-Ort-Anmeldung durch den Beherbergungsbetrieb wird das Foto eines eingescannten Papier-Formulars als Nachweis zusammen mit der Anmeldung gespeichert und mit den übrigen personenbezogenen Gästedaten gelöscht (siehe Speicherdauer). Bild- und Dokumentinhalte werden nicht in Protokolldateien aufgezeichnet.
• Rechtsgrundlage: Für die übernommenen Angaben gelten die oben genannten Rechtsgrundlagen der Gästebeitrags-Anmeldung bzw. des Meldescheins; die Verarbeitung erfolgt im Auftrag des jeweiligen Verantwortlichen. Die Nutzung des Scans als Alternative zur manuellen Eingabe erfolgt auf Grundlage der Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die vor dem Scan erteilt wird; bei deutschen Personalausweisen berücksichtigen wir zudem § 20 Personalausweisgesetz.
• Keine automatisierte Entscheidung: Die ausgelesenen Werte sind Vorschläge, die vor dem Absenden von der nutzenden Person geprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt; eine Echtheitsprüfung von Ausweisdokumenten erfolgt nicht.

Speicherdauer von Anmeldungen, Meldescheinen und Buchungsdaten

• Meldeschein: Meldescheine sind ab dem Abreisetag ein Jahr aufzubewahren und danach innerhalb von drei Monaten zu vernichten (§ 30 Abs. 4 BMG). Die digitalen Daten löschen wir automatisiert 450 Tage nach dem Abreisetag, darunter Pass-Seriennummer, zweite Staatsangehörigkeit und Staatsangehörigkeiten der Mitreisenden. Für den Papier-Meldeschein ist der Gastgeber zuständig.
• Gästebeitrags-Anmeldung: Die personenbezogenen Gästedaten, insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Unterschrift sowie Nachweisdokumente, werden in der Applikation einheitlich 450 Tage nach dem Abreisetag anonymisiert.
• Buchungsdaten: Anreise- und Abreisedatum, Unterkunft, Anzahl der Gäste, Höhe der Kurtaxe sowie statistische Angaben wie Herkunft und Alter zum Anreisezeitpunkt bleiben entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) erhalten.
• Sicherungen: Anonymisierte Datensätze können noch in älteren, verschlüsselten Sicherungen enthalten sein: in Datenbanksicherungen bis zu 90 Tage, in monatlichen Server-Abbildern bis zu 3 Monate. Danach werden diese Sicherungen gelöscht.
• E-Mail-Ausgang und Systemprotokoll: Versendete E-Mails im Ausgang löschen wir nach 90 Tagen, Einträge im Systemprotokoll nach vier Jahren.