Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für die SaaS-Lösung MELDEO

Stand: 3. November 2026

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

  1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung (SaaS-Lösung) „MELDEO“ (nachfolgend „Software“) zwischen der MELDEO Software & Digitalisierungs-Lösungen, Giannina Josis-Frazzetta, Ooser Hauptstr. 33, 76532 Baden-Baden (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden.
  2. Das Angebot richtet sich ausschließlich an juristische Personen des öffentlichen Rechts (Städte, Kommunen, Gemeinden) sowie an Unternehmer (§ 14 BGB), insbesondere Tourismusverbände und Beherbergungsbetriebe (nachfolgend „Kunden“). Eine Nutzung durch Verbraucher (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen.
  3. Gegenstand des Vertrages ist die cloudbasierte Bereitstellung der Software zur digitalen Gästeanmeldung, zum Vorausfüllen besonderer Meldescheine für ausländische Gäste, zur Erhebung und Abrechnung von Kurtaxen/Gästeabgaben sowie zur Ausstellung digitaler Gästekarten. Die Software ersetzt nicht den von Hand zu unterschreibenden besonderen Meldeschein nach § 29 Abs. 2 Bundesmeldegesetz (BMG). Ein elektronisches Verfahren nach § 29 Abs. 5 BMG ist nicht Vertragsgegenstand.
  4. Leiter von Beherbergungsstätten, die die Software über den Zugang einer Kommune nutzen (nachfolgend „Gastgeber“), ohne selbst Kunde zu sein, werden nicht Vertragspartei dieser AGB. Für sie gelten die Nutzungsbedingungen für Gastgeber.

§ 2 Leistungsumfang und Verfügbarkeit

  1. Der Anbieter stellt dem Kunden die Software in ihrer jeweils aktuellen Version über das Internet zur Verfügung. Der genaue Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Im Leistungsumfang ist ein grundlegender technischer Support per E-Mail zur Fehlerbehebung enthalten.
  2. Der Anbieter gewährleistet eine Gesamtverfügbarkeit der Software von 99,0 % im Jahresmittel. Ausgenommen hiervon sind Zeiten, in denen der Server aufgrund von technischen oder sonstigen Problemen, die nicht im Einflussbereich des Anbieters liegen (z. B. höhere Gewalt, Verschulden Dritter), nicht zu erreichen ist.
  3. Notwendige Wartungsarbeiten werden, soweit möglich, außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (22:00 Uhr bis 06:00 Uhr) durchgeführt und dem Kunden vorab angekündigt. Diese Zeiten gelten nicht als Ausfallzeiten.

§ 3 Pflichten und Obliegenheiten des Kunden

  1. Der Kunde ist für die rechtmäßige und korrekte Eingabe der abgabenrechtlichen Parameter (z. B. Höhe der Kurtaxe, Befreiungsgründe, Kurzonen) innerhalb der Software selbst verantwortlich. Der Anbieter übernimmt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
  2. Die melderechtlichen Pflichten nach §§ 29, 30 BMG liegen beim Leiter der jeweiligen Beherbergungsstätte, also beim Kunden, wenn er selbst Beherbergungsbetrieb ist, und sonst beim Gastgeber. Der Anbieter übernimmt diese Pflichten nicht. Bei ausländischen Gästen gehören dazu, soweit keine Ausnahme nach § 29 Abs. 6 BMG greift, insbesondere:
    • den vorausgefüllten Meldeschein auszudrucken oder bereitzuhalten und den Gast auf seine Pflichten hinzuweisen,
    • darauf hinzuwirken, dass der Gast den Meldeschein am Tag der Ankunft von Hand unterschreibt und sich ausweist,
    • die Angaben mit dem Ausweisdokument abzugleichen und Abweichungen sowie fehlende oder ungültige Dokumente zu vermerken,
    • den unterschriebenen Meldeschein ab dem Abreisetag ein Jahr aufzubewahren und berechtigten Behörden auf Verlangen vorzulegen,
    • ihn danach innerhalb von drei Monaten zu vernichten.
  3. Die Software füllt den Meldeschein aus den erfassten Angaben vor und stellt ihn zum Ausdrucken bereit. Ab dem Ausdruck liegen alle Schritte beim Leiter der Beherbergungsstätte. Der Anbieter prüft weder den Papier-Meldeschein noch das Ausweisdokument und erfasst nicht, ob sie erledigt sind.
  4. Der Kunde verpflichtet sich, die ihm und seinen Nutzern zugewiesenen Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen.
  5. Für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten der Gäste ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO: bei den Daten der Gästebeitrags-Anmeldung und der Kurtaxe-Abrechnung die für die Abgabe zuständige Kommune, bei den Daten des besonderen Meldescheins der Leiter der Beherbergungsstätte.

§ 4 Nutzungsrechte & White-Labeling

  1. Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software bestimmungsgemäß über das Internet zu nutzen.
  2. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software zu vervielfältigen, zu dekompilieren, Reverse Engineering zu betreiben oder in sonstiger Weise den Quellcode zu extrahieren.
  3. Soweit einzelvertraglich ein „White-Labeling“ vereinbart ist, räumt der Kunde dem Anbieter das nicht ausschließliche Recht ein, die vom Kunden bereitgestellten Logos, Farben und Markenzeichen zum Zweck der individuellen optischen Anpassung der Software-Oberfläche (z. B. auf einer städtischen Subdomain) zu nutzen. Sämtliche Rechte an der zugrundeliegenden Software-Infrastruktur und dem Quellcode verbleiben vollumfänglich beim Anbieter.

§ 5 Vergütung und Preisanpassung

  1. Die Höhe der Vergütung für die Nutzung der Software ergibt sich aus dem individuell geschlossenen Vertrag oder dem jeweils gültigen Preismodell. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
  2. Die Abrechnung erfolgt, sofern nicht anders vereinbart, monatlich oder jährlich im Voraus. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zur Zahlung fällig.
  3. Der Anbieter ist berechtigt, die vereinbarten Preise zur Ausgleichung gestiegener Kosten (z. B. für Hosting, Personal oder Weiterentwicklung) mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zum Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums angemessen zu erhöhen. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preiserhöhung.

§ 6 Datenschutz und Datensicherheit

  1. Beide Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen (insbesondere DSGVO und BDSG) für die jeweils von ihnen wahrzunehmenden Aufgaben.
  2. Aufbewahrung und Vernichtung der unterschriebenen Papier-Meldescheine (§ 30 Abs. 4 BMG) obliegen dem Leiter der Beherbergungsstätte. Die in der Software gespeicherten personenbezogenen Gästedaten anonymisiert der Anbieter automatisiert 450 Tage nach dem Abreisetag. Zur Abrechnung und Statistik erforderliche Buchungs- und Rechnungsdaten ohne Gästebezug bleiben entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erhalten.
  3. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (z. B. Daten der Kurtaxe), schließen die Parteien hierüber zwingend einen separaten Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gem. Art. 28 DSGVO ab. Für die Daten des besonderen Meldescheins gilt die Anlage zu den Nutzungsbedingungen für Gastgeber, sofern der Kunde nicht selbst Leiter der Beherbergungsstätte ist.
  4. Kommunen erhalten in der Software die Daten der Gästebeitrags-Anmeldung und die Kurtaxe-Daten, nicht aber den Meldeschein (insbesondere Pass-Seriennummer und Meldeschein-PDF).
  5. Der Anbieter betreibt die Software und ihre Datenbanken in nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren der IONOS in der Bundesrepublik Deutschland (derzeit Frankfurt am Main). Verschlüsselte Datenbanksicherungen liegen im Object Storage der Hetzner Online GmbH in Deutschland (derzeit Falkenstein), verschlüsselte Server-Abbilder bei IONOS Backup in Deutschland (derzeit Frankfurt am Main und Berlin). Weitere Dienstleister nennt die Datenschutzerklärung.

§ 7 Gewährleistung bei Mängeln

  1. Der Anbieter beseitigt Softwaremängel, welche die vertragsgemäße Nutzung mehr als nur unerheblich beeinträchtigen, innerhalb einer angemessenen Frist.
  2. Die Gewährleistung entfällt, wenn der Mangel darauf beruht, dass der Kunde die Software unsachgemäß bedient oder steuerliche/rechtliche Parameter falsch eingestellt hat.

§ 8 Haftung

  1. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, aus einer übernommenen Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
  2. Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht. Die Haftung ist in diesem Fall auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, maximal jedoch auf die Höhe der im jeweiligen Vertragsjahr gezahlten Netto-Vergütung.
  3. Eine verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen.

§ 9 Laufzeit und Kündigung

  1. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann, sofern im Hauptvertrag nicht abweichend geregelt (z.B. Mindestlaufzeiten), von beiden Parteien mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden.
  2. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung der Vergütung für mehr als zwei Monate in Verzug gerät.
  3. Mit Beendigung des Vertrages werden sämtliche mandantenspezifischen Subdomains und Zugänge gesperrt. Der Kunde kann seine Datensätze, insbesondere die Buchungsdaten, vor Vertragsende über die in der Software bereitgestellten Exportfunktionen selbst sichern; auf Wunsch stellt der Anbieter dem Kunden seine Daten zusätzlich in einem maschinenlesbaren Format bereit. Die Einhaltung der für den Kunden geltenden gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen nach Vertragsende obliegt dem Kunden. Anschließend werden die Daten beim Anbieter datenschutzkonform gelöscht.
  4. Die Inhalte besonderer Meldescheine sind von Exporten an Kommunen ausgenommen und werden auch bei Vertragsende nicht an sie herausgegeben. Endet der Vertrag mit einer Kommune, informiert der Anbieter die betroffenen Gastgeber mindestens drei Monate vorher, damit sie noch benötigte Meldescheine ausdrucken können. Die unterschriebenen Papier-Meldescheine verbleiben beim Gastgeber; die digitalen Meldeschein-Daten löscht der Anbieter danach.

§ 10 Referenznennung

  1. Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden nach erfolgreichem Vertragsabschluss als Referenzkunden zu benennen und dessen Logo oder Wappen auf der eigenen Webseite sowie in Marketingmaterialien zu verwenden, sofern der Kunde dem nicht ausdrücklich in Textform widerspricht.

§ 11 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
  2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Baden-Baden, sofern der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
  3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.